Το πρώτο εξάμηνο του 2014 η Ελλάδα ανέλαβε την Προεδρία του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης (Ε.Ε.). Κατά τη διάρκεια της Προεδρίας έγιναν πολλά συνέδρια και συναντήσεις εργασίας κυρίως στο Ζάππειο Μέγαρο, με συμμετοχή εκπροσώπων των χωρών της Ε.Ε. Η εταιρεία μας οργάνωσε διάφορες εκδηλώσεις αρμοδιότητας του Υπουργείου Εργασίας, από τις οποίες επιλέξαμε να παρουσιάσουμε το Ευρωπαϊκό Συνέδριο για την Ασφάλεια και Υγεία στην Εργασία (ΑΥΕ) – Πολιτικές για την ΑΥΕ στο μέλλον.

Το συνέδριο οργανώθηκε στις 16-17 Ιουνίου 2014, στο Ζάππειο Μέγαρο, με τη συμμετοχή 160 συνέδρων από την Ελληνική Κυβέρνηση, όλες τις χώρες της Ευρωπαϊκής Ένωσης καθώς και υποψήφιες προς ένταξη και συνδεόμενες με την Ε.Ε. χώρες (Κροατία, Ελβετία, Νορβηγία κ.ά.). Χαιρετισμό απεύθυναν ο τότε υπουργός Εργασίας κ. Ι. Βρούτσης και ο Αναπληρωτής Υπουργός κ. Β. Κεγκέρογλου, ενώ στις εργασίες της δεύτερης ημέρας του συνεδρίου συμμετείχε και ο Ευρωπαίος Επίτροπος για την Απασχόληση κ. Α. László.

Η ΑΝΤΕΝΝΑ Σύμβουλοι Επικοινωνίας ανέλαβε την πλήρη οργάνωση (από το σχεδιασμό έως την αξιολόγηση) του Ευρωπαϊκού Συνεδρίου και συγκεκριμένα:
  • Το σχεδιασμό της εκδήλωσης με το χρονοδιάγραμμα και τον προϋπολογισμό της.
  • Την έρευνα για την εύρεση προμηθευτών των υλικών της εκδήλωσης (συνεδριακή τσάντα, memory stick με τις εισηγήσεις του Συνεδρίου και άλλο υλικό), καθώς και υπηρεσιών (μεταφορές κλπ.). Επίσης αναλάβαμε τις διαδικασίες εκτύπωσης των λογοτύπων της Ελληνικής Προεδρίας, του Υπουργείου Εργασίας και της Ευρωπαϊκής Επιτροπής καθώς και της ονομασίας του συνεδρίου στα διάφορα υλικά και συντονίσαμε την προμήθεια όλων των υλικών.
  • Το σχεδιασμό (lay out) και την εκτύπωση της πρόσκλησης και του έντυπου συνεδριακού υλικού (πρόγραμμα, κατάλογος συμμετεχόντων κλπ.), καθώς και του υλικού προβολής (π.χ. roll-ups) της εκδήλωσης.
  • Τη συγκέντρωση των εισηγήσεων του Συνεδρίου καθώς και των φωτογραφιών και βιογραφικών των εισηγητών. Το σχεδιασμό (lay out) και την εκτύπωση του εντύπου εισηγήσεων-ομιλητών. Επίσης τη φόρτωση των εισηγήσεων στα memory sticks και την αρχειοθέτηση όλου του υλικού στις συνεδριακές τσάντες.
  • Την προμήθεια του αναμνηστικού δώρου το οποίο ήταν ένας οδηγός (βιβλίο) του Μουσείου της Ακρόπολης.
  • Την παροχή υπηρεσιών ταυτόχρονης διερμηνείας σε 4 γλώσσες (από / προς Ελληνικά, Αγγλικά, Γαλλικά και Γερμανικά) σε όλη τη διάρκεια των εργασιών του Συνεδρίου, με δύο διερμηνείς ανά γλώσσα.
  • Την κατάρτιση των καταλόγων προσκεκλημένων – συμμετεχόντων (στο συνέδριο και στην επίσκεψη στο Μουσείο της Ακρόπολης).
  • Την φωτογραφική κάλυψη όλων των ενεργειών του συνεδρίου.

  • Την προμήθεια και διανομή στους συνέδρους των ονομαστικών καρτών εισόδου (security passes) στο χώρο του Ζαππείου Μεγάρου και την προμήθεια αδειών για την προσέγγιση των μέσων μεταφοράς (πούλμαν και ταξί).

  • Τη στελέχωση και λειτουργία Γραμματείας καθ΄όλη τη διάρκεια του συνεδρίου. Επίσης την παρουσία του project manager της εταιρείας μας για τον καλύτερο συντονισμό όλων των ενεργειών της εκδήλωσης.
  • Το συντονισμό των μεταφορών των συνέδρων από/προς το ξενοδοχείο τους και το Ζάππειο Μέγαρο.
  • Την παροχή ενημερωτικού υλικού προς ΜΜΕ και τη διευκόλυνση συνεντεύξεων με τον Υπουργό και Αναπληρωτή Υπουργό Εργασίας, τον Ευρωπαίο Επίτροπο Απασχόλησης κ.ά.
  • Τη διανομή ερωτηματολογίου αξιολόγησης καθώς και τη συλλογή και στατιστική επεξεργασία των απαντήσεων.
  • Τη διαχείριση των πληρωμών και την κατάρτιση οικονομικού απολογισμού.

Πρόσθετα στις υπηρεσίες που προσφέραμε για την οργάνωση του συνεδρίου στο Ζάππειο Μέγαρο, η εταιρεία μας επιμελήθηκε και του ψυχαγωγικού προγράμματος των συνέδρων με την οργάνωση ξενάγησης στο Μουσείο της Ακρόπολης και παράθεσης δείπνου στο εστιατόριο του Μουσείου. Κατά τη διάρκεια του δείπνου οι σύνεδροι πέρα από την υπέροχη θέα της Ακρόπολης είχαν την δυνατότητα να απολαύσουν ελληνικές μελωδίες και τραγούδια από ερμηνευτές της Εθνικής Λυρικής Σκηνής.